Il gestionale per agenzie di hostess e steward
Un'agenzia di hostess vive di dettagli operativi: quante figure servono su ogni turno, chi ha confermato, chi è arrivato, chi va pagato e quanto. Quando questi dettagli vivono tra fogli di calcolo, gruppi WhatsApp e contratti via email, ogni evento costa ore di lavoro manuale e ogni errore si scopre a evento iniziato. Un gestionale verticale esiste per tenere tutto nello stesso posto.
Di Luca Stabile, fondatore di SLK Automations · aggiornata il
Ho progettato Staffea attorno a questo ciclo. Ogni fase parte dai dati di quella prima, e nessuno deve ricopiare un nome o un orario.
Perché i fogli di calcolo non bastano
Il foglio di calcolo funziona finché l'agenzia è piccola e gli eventi sono pochi. Poi le versioni si moltiplicano: il file dei turni non parla con quello dei pagamenti, le disponibilità arrivano su WhatsApp e vanno ricopiate a mano, i contratti girano come allegati e nessuno sa quali firme mancano davvero.
Il problema non è lo strumento in sé ma il fatto che ogni informazione va aggiornata in più posti. Un gestionale pensato per lo staffing eventi elimina la ricopiatura: l'evento, i turni, le persone assegnate, i contratti e i pagamenti sono lo stesso dato, visto da angolazioni diverse.
| Aspetto | Foglio di calcolo | Gestionale per lo staffing |
|---|---|---|
| Turni e pagamenti | File separati, da allineare a mano | Lo stesso dato, visto da angolazioni diverse |
| Disponibilità | Arrivano su WhatsApp e vanno ricopiate | Lo staff le dichiara dall'app |
| Contratti | Girano come allegati, non si sa quali firme mancano | Generati in blocco e firmati dal telefono |
| Errori | Si scoprono a evento iniziato | Il dato si aggiorna in un posto solo |
Cosa deve coprire un gestionale per agenzie di hostess
Il ciclo di vita di un evento con staff è sempre lo stesso, e il gestionale deve coprirlo per intero, senza passaggi a mano tra una fase e l'altra:
| Fase | Cosa copre il gestionale |
|---|---|
| 1. Eventi e turni | Date anche non consecutive, orari, ruoli, tariffe e numero di figure per ogni turno. |
| 2. Candidature e inviti | Lo staff si candida agli eventi pubblici o riceve inviti diretti, l'agenzia approva o rifiuta in un flusso unico. |
| 3. Assegnazioni | Ogni persona su un turno preciso, con zona operativa e responsabile; il cliente conferma, se previsto. |
| 4. Contratti e firma elettronica | Generazione in blocco, anche multi-evento, firma dal telefono con codice di conferma, scadenze e promemoria. |
| 5. Presenze | Conferma di arrivo e check-in geolocalizzato all'avvicinarsi dell'orario di inizio. |
| 6. Rimborsi e pagamenti | Spese caricate dallo staff, approvazione tracciata, costo per evento e margine calcolati in automatico. |
Per gli ospiti c'è il modulo accrediti. Risultato del test: 2.000 ingressi in 35 secondi da 20 varchi, con il 95% delle scansioni confermato entro 172 ms (test di picco del 22 settembre 2026).
Ogni ruolo vede solo ciò che gli serve
In un'agenzia di staffing lavorano quattro tipi di persone e nessuna dovrebbe vedere i dati delle altre. Staffea nasce con quattro ruoli pronti: lo Staff trova eventi, si candida, fa check-in, firma e viene pagato; il Cliente vede solo i propri eventi e conferma le figure proposte, mai i dati sensibili; l'Admin gestisce l'operatività quotidiana; il Superadmin configura le regole e supervisiona tutto. Se la struttura dell'agenzia è diversa, si creano ruoli personalizzati con permessi su misura.
| Ruolo | Cosa fa |
|---|---|
| Staff | Trova eventi, si candida, fa check-in, firma e viene pagato |
| Cliente | Vede solo i propri eventi e conferma le figure proposte, mai i dati sensibili |
| Admin | Gestisce l'operatività quotidiana |
| Superadmin | Configura le regole e supervisiona tutto |
White-label: il gestionale con il brand dell'agenzia
Per un'agenzia il brand è parte del servizio: il cliente che conferma lo staff e la hostess che firma il contratto dovrebbero vedere il nome dell'agenzia, non quello del software. Staffea è interamente white-label: logo, colori e dominio sono quelli dell'agenzia, su app, email, contratti e notifiche. Ogni agenzia ha inoltre un database dedicato: i dati non si mescolano mai con quelli di altre realtà.
Domande frequenti sul gestionale per agenzie di hostess
Cosa distingue un gestionale per agenzie di hostess da un gestionale generico?
La struttura dei dati: eventi con più date e più turni, candidature da approvare, assegnazioni con zone e responsabili, check-in sul posto e pagamenti per singolo turno. Un CRM o un gestionale HR generico non modella nessuna di queste cose e va piegato con campi personalizzati e fogli di appoggio.
Lo staff deve installare qualcosa?
Staffea funziona su web e mobile. Lo staff gestisce candidature, disponibilità, check-in, firme e rimborsi dal telefono, con notifiche push, email e in-app.
I miei clienti vedranno il nome Staffea?
No. La piattaforma è white-label: clienti e staff vedono nome, logo, colori e dominio della tua agenzia. Staffea resta invisibile.
Come vengono trattati i dati del personale?
I dati risiedono su infrastruttura europea, cifrati e conformi al GDPR, con un database dedicato per ogni agenzia.
Quanto costa?
Il piano Crescita parte da 331 € al mese più IVA, con fatturazione annuale (3.972 € l'anno), più un'attivazione una tantum. Possono essere applicate scontistiche e offerte riservate.
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