Check-in geolocalizzato per lo staff degli eventi
La mattina di un evento la domanda è sempre la stessa: sono arrivati tutti? Di solito la risposta passa da telefonate al responsabile sul posto, messaggi in chat e liste spuntate a mano. Il check-in geolocalizzato la sostituisce con un dato: ogni persona conferma l'arrivo dall'app e la posizione viene verificata, così l'agenzia vede le presenze in tempo reale senza chiamare nessuno.
Come funziona il check-in in Staffea
All'avvicinarsi dell'orario di inizio turno, lo staff riceve la richiesta di conferma: prima la conferma di arrivo, poi il check-in vero e proprio, con verifica della posizione rispetto al luogo dell'evento. Tutto avviene dal telefono, nell'app con il brand dell'agenzia, senza hardware dedicato né fogli firme.
Ogni check-in aggiorna la timeline operativa: chi è in servizio, chi è in arrivo, chi risulta assente, evento per evento. Gli alert segnalano solo ciò che richiede attenzione, per esempio un turno che sta per iniziare con posizioni non ancora coperte.
Cosa cambia per agenzia, cliente e staff
Per l'agenzia il beneficio è il colpo d'occhio: la situazione di tutti gli eventi in corso su una sola schermata, invece di una telefonata per ciascuno. Le assenze si scoprono quando c'è ancora margine per intervenire, non a evento iniziato.
Per il cliente finale, la presenza dello staff smette di essere una questione di fiducia: le figure confermate risultano sul posto, con orari tracciati.
Per lo staff il check-in è un gesto da pochi secondi che sostituisce messaggi e chiamate, e le presenze tracciate alimentano direttamente la parte economica: turni lavorati, rimborsi e pagamenti, senza contestazioni da ricostruire a memoria.
Presenze e pagamenti sono lo stesso dato
Il valore del check-in non si esaurisce durante l'evento. Ogni presenza verificata è un turno lavorato, e i turni lavorati sono la base di rimborsi, pagamenti dello staff e margine per evento, che Staffea calcola in automatico a evento chiuso. Verificare le presenze su uno strumento e pagare su un altro significa riconciliare a mano: tenerli insieme elimina il passaggio.
E la privacy della posizione?
La posizione serve a un solo scopo: verificare il check-in nel momento in cui viene effettuato, in prossimità dell'orario di inizio turno. Non c'è tracciamento continuo della persona durante la giornata. I dati vivono su infrastruttura europea, cifrati e conformi al GDPR, in un database dedicato per ogni agenzia.
Domande frequenti sul check-in dello staff
Serve hardware sul posto, tipo tablet o badge?
No. Il check-in avviene dal telefono dello staff, nell'app dell'agenzia. Non servono postazioni, badge o QR stampati.
Lo staff viene tracciato tutto il giorno?
No. La posizione è verificata solo al momento del check-in, in prossimità dell'inizio del turno. Non esiste tracciamento continuo.
Cosa succede se una persona non fa il check-in?
Risulta in arrivo o assente sulla timeline operativa e l'agenzia riceve un alert: si interviene prima che il turno inizi scoperto, con il responsabile di zona già indicato in assegnazione.
Il check-in vale anche per i pagamenti?
Sì: le presenze verificate sono i turni lavorati su cui si calcolano rimborsi, pagamenti e margine per evento, senza riconciliazioni manuali.
Vedi il check-in in azione
In demo simuliamo un evento con la timeline live e il check-in dal telefono. Gratis, sui tuoi flussi.
Software per i turni dello staff eventi · Il gestionale per agenzie di hostess · Staffea, la panoramica completa · Richiedi la demo